======= Проведение встреч ======= (обязательно) - помечены пункты, которые стоит соблюдать как минимальный контракт с членами сообщества, чтобы обеспечить предсказуемость. ===== 1. Оформить идею ===== - Определён спикер - Сформулирована тема (обязательно) - Определена цель - Определён формат (обязательно) - Определён организатор (обязательно) - Определена дата (обязательно) ===== 2. Подготовить встречу ===== - Определены необходимые материалы (проектор, флипчарты, маркеры, стикеры) (обязательно). - Выбрано помещение ([[https://drive.google.com/open?id=1rm93VMKMAX2pVo5OCzqOm3Dn13heoUDj8zUXmGJSvbs|список возможных помещений]]) (обязательно). - Если нужно голосование за дату и время, используем [[http://doodle.com/ru/| Сервис Doodle]], делаем опрос от имени сообщества. - Убедиться, что планируемая дата мероприятия не совпадает с другими важными профессиональными событиями. ===== 3. Опубликовать анонс ===== - Подготовить текст анонса (обязательно) (см. [[#Создание анонса|Создание анонса]]) - Подготовить картинку к анонсу - Анонс на [[https://spb-coa.timepad.ru/|Timepad]] (здесь будет регистрация) (обязательно) (см. [[#Анонс на Timepad|Анонс на Timepad]]) - Добавить мероприятие в Google-календарь [[https://calendar.google.com/calendar/embed?src=ZTJ1Y3Y1NDRxam43Y3Mxazc0OXNnMGUxMDhAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ|"Встречи сообщества аналитиков"]] - Анонс в [[https://t.me/spbcoa|Telegram-чат сообщества]] (обязательно) - В Facebook - Анонс на [[https://www.facebook.com/spbcoa/|странице СоА]] Facebook (обязательно) - Анонс в [[https://www.facebook.com/groups/spbcoa/|группе СоА]] Facebook (обязательно) (здесь и далее репост со страницы сообщества в Facebook) - Создать встречу в [[https://www.facebook.com/pg/spbcoa/events/?ref=page_internal|на странице СоА]] в Facebook - Анонс в [[https://www.facebook.com/groups/piterunited/|группе Piter-United]] Facebook - Анонс в группе [[https://www.facebook.com/groups/Analiz.v.IT|"Анализ в IT-проектах"]] - Анонс в группе [[https://www.facebook.com/groups/uml2.ru/|UML2.ru]] - При необходимости - анонсы в группах дружественных сообществ (тех.писы, дизайнеры, тестировщики) - Во Вконтакте - Анонс в [[https://vk.com/spb_analytics|группе СоА]] VKoнтакте (обязательно) (обязательно от имени сообщества; под формой публикации есть чекбокс: от своего имени, от имени сообщества; иначе не отображается в лентах подписчиков и видно только при входе в группу) - Обновить [[https://vk.com/event62341927|встречу СоА]] VKoнтакте (здесь и далее репост со страницы сообщества во ВКонтакте) - Анонс в [[https://vk.com/piterunited|группе Piter-United]] VKontakte - При необходимости - анонсы в группах дружественных сообществ (тех.писы, дизайнеры, тестировщики) - В Google+ - Опубликовать анонс на [[https://plus.google.com/u/1/104062147327118098313|странице СоА]] Google+ - Опубликовать анонс в [[https://plus.google.com/u/1/communities/108851235934496354072|группе Piter-United]] Google+ - Сделать рассылку на [[https://mailchimp.com/|MailChimp]] (см. [[#Почтовая рассылка Mailchimp|Почтовая рассылка Mailchimp]]) - Написать [[member@spbcioclub.ru|письмо в CIO Club]] о встрече с адреса spbanalysts@gmail.com - Разместить анонс на [[http://it-events.com/|АйТи-событие]] - Проверить, что событие прошло модерацию на АйТи-Событие ===== 5. Последние приготовления ===== - Отправить ссылку на встречу в Timepad владельцу помещения - Отправить список зарегистрировавшихся на Timepad владельцу помещения - Сделать рассылку по почте с напоминанием за день до события (если вход в помещение не очевиден, то, дополнительно есть смысл сделать рассылку зарегистрировавшимся на событие с информацией как добраться (в идеале, с фотографией входа)). - Сделать напоминание в группе сообщества VK за день до события - Сделать напоминание в группе сообщества FB за день до события - Сделать напоминание в группе СоА Google+ за день до события ===== 6. Проведение встречи ===== - Прийти за полчаса на место встречи, проверить готовность - Провести встречу ===== 7. После встречи ===== - Перенести новых подписчиков из Timepad в Mailchimp (обязательно) (важно сделать до начала подготовки следующей встречи, лучше на следующий день после встречи) - Выложить презентацию на [[https://www.slideshare.net/SPbCoA|Slideshare]] - Выложить видеозапись на [[https://www.youtube.com/watch?v=y8OiLvD7qNA&list=PLs-78J8U9EH0gVREgGIU-DWFNdM12I6Z4|Youtube]] - Опубликовать результаты встречи в группе сообщества VK - Опубликовать результаты встречи в группе сообщества FB - Опубликовать результаты встречи в группе СоА Google+ - Собрать обратную связь аудитории: Выслать ссылку на опросник (8-)) - Обратная связь с докладчиком ===== Создание анонса ===== Все черновики анонсов встреч создаются в [[https://drive.google.com/open?id=0B5UcdHPUsgpAfndqdlFUSmFLakZzdXJlLUg4T1VrRUVZWjhQdE1VaThfSlpRWXJXRWUwY1k|папке Google drive]]. Анонс должен содержать информацию: - тема; - ФИО спикера (ведущего); - дата; - время; - место проведения; - Совет: указывайте не только адрес, но и (при необходимости) точный вход, а также нужны ли документы для прохода. - краткое описание того, что будет происходить на встрече и ожидаемый результат. Указать, что будет выделено время для знакомства и обмена визитными (персональными) карточками; - Совет: опишите формат встречи (доклад/семинар/brainstorm/etc), что будет происходить и насколько глубоко будет разбираться тема, кому это может быть интересно и что они получат в результате. Как ни банально, но текст должен "продать" доклад. - ссылку на страницу встречи на Timepad (для размещения анонса в соцсетях) - условия участия: платно/бесплатно/антикафе, нужно ли готовиться - Совет: если количество мест ограничено, это нужно явно прописать. Как и время окончание регистрации, если охрана без нее не пропустит. Многие откладывают регистрацию на последний момент. Если есть ли какой-то входной порог для получения максимальной пользы от доклада, то нужно обосновать почему это именно так и зачем людям изучать приложенные материалы. - организатор (к кому обращаться если потерялся/опаздываешь/есть вопросы) - Совет: продумайте заранее что вы будете делать с потеряшками/опоздунами. Будет ли у вас возможность в процессе встречи объяснить им куда идти и в целом пропустить в зал. Особенно это касается тех, кто не зарегистрирован, но убежден, что пропустить его должны. Возможно, какие-то особенности следует явно прописать в анонсе. - краткую информацию о спикере - Совет: написать о спикере 2-4 предложения, из которых аудитория поймет почему его мнение по заданной теме должно быть интересно. Обычно это краткая биографическая справка и описание профессионального опыта. - указать возможность принести с собой визитные (персональные) карточки для обмена с участниками. При подготовке анонса нужно подготовить и краткое описание встречи (2-3 предложения), и подробное. Краткое сервисы публикации событий публикуют в списках новостей. Совет: подумайте о картинке. Внимание привлекает именно она. При размещении анонса стоит придерживаться правильного русского языка: * в конце заголовков не ставятся точки; * "вы" в публичных сообщениях пишется с маленькой буквы, "ты" пишется с маленькой буквы всегда, если не стоит в начале предложения ([[http://www.igro.ru/articles/plyaska_bolshogo_vy_-tta/|потому что]]); * стоит выбирать один стиль сообщения и не смешивать бравурные обращения типа "Друзья!" и канцеляризмы в виде слов "является". Как оформлены предыдущие анонсы можно посмотреть на [[https://spb-coa.timepad.ru/|Timepad]] и на [[https://www.facebook.com/spbcoa/|странице СоА]] Facebook ===== Анонс на Timepad ===== При создании анонса на Timepad: * заголовок встречи должен начинаться с "Встреча СПб СоА", категория встречи - ИТ и интернет, * просить участников в анкете регистрации (Шаг 2. Анкета регистрации) написать должность и компанию, * если нужен опрос участников перед встречей, это также делается с помощью анкеты регистрации, в более сложных случаях в виде опросников Google Forms от имени сообщества, * в дополнительных настройках анкеты регистрации нужно поставить галочку "Предлагать подписываться на мероприятия организатора", * ставить ограничение количества регистраций, обычно приходит 50-70% зарегистрировавшихся, поэтому можно ставить цифру в 1,5-2 раза больше вместимости помещения. ===== Схема распространения информации о встрече ===== {{ :распространение_информации_о_встрече.png?300 |}} ===== Почтовая рассылка Mailchimp ===== Рассылка переехала Mailchimp из более очевидного Timepad после того, как Timepad не рассылал письма несколько дней и на вопрос о причинах ответил, что это не их профильная услуга и такие проблемы возможны и в дальнейшем. [[https://docs.google.com/document/d/18DFpr-9hGedmBbKNEIK7fDB4hBPfJ_Cof9Qgrd-3DZs/edit?usp=sharing|Инструкция работы с Mailchimp]] (планируется доработка и перенос в Wiki) ===== После встречи. Перенос подписчиков из TImepad в Mailchimp ===== Инструкция по ручному переносу подписчиков из Timepad в Mailchimp. Можно настроить импорт сразу нескольких из CSV, генерируемого Timepad, я этим пока не занималась. Пока новых подписчиков каждый раз не больше десяти это не так критично. [[https://docs.google.com/document/d/1VsDEHfL4H_XfPiqTk9-R47dUeEj_M1jMaPgoiJzEGYE/edit?usp=sharing|Инструкция по переносу подписчиков]].