Это старая версия документа!


Проведение встреч

(обязательно) - помечены пункты, которые стоит соблюдать как минимальный контракт с членами сообщества, чтобы обеспечить предсказуемость.

  1. Определён спикер
  2. Сформулирована тема (обязательно)
  3. Определена цель
  4. Определён формат (обязательно)
  5. Определён организатор (обязательно)
  6. Определена дата (обязательно)
  1. Определены необходимые материалы (проектор, флипчарты, маркеры, стикеры) (обязательно)
  2. Выбрано помещение (список возможных помещений) (обязательно)
  3. Если нужно голосование за дату и время, используем Сервис Doodle, делаем опрос от имени сообщества
  1. Подготовить текст анонса (обязательно) (см. Создание анонса)
  2. Подготовить картинку к анонсу
  3. Анонс на Timepad (здесь будет регистрация) (обязательно) (см. Анонс на Timepad)
  4. Добавить мероприятие в Google-календарь "Встречи сообщества аналитиков"
  5. Анонс в Telegram-чат сообщества (обязательно)
  6. В Facebook
    1. Анонс на странице СоА Facebook (обязательно)
    2. Анонс в группе СоА Facebook (обязательно) (здесь и далее репост со страницы сообщества в Facebook)
    3. Обновить встречу СоА в Facebook
    4. Анонс в группе Piter-United Facebook
    5. Анонс в группе "Анализ в IT-проектах"
    6. Анонс в группе UML2.ru
  7. Во Вконтакте
    1. Анонс в группе СоА VKoнтакте (обязательно) (обязательно от имени сообщества; под формой публикации есть чекбокс: от своего имени, от имени сообщества; иначе не отображается в лентах подписчиков и видно только при входе в группу)
    2. Обновить встречу СоА VKoнтакте (здесь и далее репост со страницы сообщества во ВКонтакте)
    3. Анонс в группе Piter-United VKontakte
  8. В Google+
    1. Опубликовать анонс на странице СоА Google+
    2. Опубликовать анонс в группе Piter-United Google+
  9. Сделать рассылку на MailChimp (см. Почтовая рассылка Mailchimp)
  10. Написать письмо в CIO Club о встрече с адреса spbanalysts@gmail.com
  11. Разместить анонс на АйТи-событие
  12. Проверить, что событие прошло модерацию на АйТи-Событие
  1. Отправить ссылку на встречу в Timepad владельцу помещения
  2. Отправить список зарегистрировавшихся на Timepad владельцу помещения
  3. Сделать рассылку по почте с напоминанием за день до события
  4. Сделать напоминание в группе сообщества VK за день до события
  5. Сделать напоминание в группе сообщества FB за день до события
  6. Сделать напоминание в группе СоА Google+ за день до события
  1. Прийти за полчаса на место встречи, проверить готовность
  2. Провести встречу
  1. Перенести новых подписчиков из Timepad в Mailchimp (обязательно) (важно сделать до начала подготовки следующей встречи, лучше на следующий день после встречи)
  2. Выложить презентацию на Slideshare
  3. Выложить видеозапись на Youtube
  4. Опубликовать результаты встречи в группе сообщества VK
  5. Опубликовать результаты встречи в группе сообщества FB
  6. Опубликовать результаты встречи в группе СоА Google+
  7. Собрать обратную связь аудитории
  8. Обратная связь с докладчиком

Все черновики анонсов встреч создаются в папке Google drive. Анонс должен содержать информацию:

  1. тема
  2. спикер (ведущий)
  3. дата
  4. время
  5. место проведения
  6. краткое описание того, что будет происходить на встрече и ожидаемый результат
  7. ссылку на страницу встречи на Timepad (для размещения анонса в соцсетях)
  8. условия участия: платно/бесплатно/антикафе, нужно ли готовиться
  9. организатор (к кому обращаться если потерялся/опаздываешь/есть вопросы)
  10. краткую информацию о спикере

При подготовке анонса нужно подготовить и краткое описание встречи (2-3 предложения), и подробное. Краткое сервисы публикации событий публикуют в списках новостей.

При размещении анонса стоит придерживаться правильного русского языка:

  • в конце заголовков не ставятся точки;
  • «вы» в публичных сообщениях пишется с маленькой буквы, «ты» пишется с маленькой буквы всегда, если не стоит в начале предложения (потому что);
  • стоит выбирать один стиль сообщения и не смешивать бравурные обращения типа «Друзья!» и канцеляризмы в виде слов «является».

Как оформлены предыдущие анонсы можно посмотреть на Timepad и на странице СоА Facebook

При создании анонса на Timepad:

  • заголовок встречи должен начинаться с «Встреча СПб СоА»,
  • просить участников в анкете регистрации (Шаг 2. Анкета регистрации) написать должность и компанию,
  • если нужен опрос участников перед встречей, это также делается с помощью анкеты регистрации, в более сложных случаях в виде опросников Google Forms от имени сообщества,
  • в дополнительных настройках анкеты регистрации нужно поставить галочку «Предлагать подписываться на мероприятия организатора»,
  • ставить ограничение количества регистраций, обычно приходит 50-70% зарегистрировавшихся, поэтому можно ставить цифру в 1,5-2 раза больше вместимости помещения.

Рассылка переехала Mailchimp из более очевидного Timepad после того, как Timepad не рассылал письма несколько дней и на вопрос о причинах ответил, что это не их профильная услуга и такие проблемы возможны и в дальнейшем. Инструкция работы с Mailchimp (планируется доработка и перенос в Wiki)

Инструкция по ручному переносу подписчиков из Timepad в Mailchimp. Можно настроить импорт сразу нескольких из CSV, генерируемого Timepad, я этим пока не занималась. Пока новых подписчиков каждый раз не больше десяти это не так критично. Инструкция по переносу подписчиков.