Это старая версия документа!


Проведение встреч

(обязательно) - помечены пункты, которые стоит соблюдать как минимальный контракт с членами сообщества, чтобы обеспечить предсказуемость.

  1. Определён спикер
  2. Сформулирована тема (обязательно)
  3. Определена цель
  4. Определён формат (обязательно)
  5. Определён организатор (обязательно)
  6. Определена дата (обязательно)
  1. Определены необходимые материалы (проектор, флипчарты, маркеры, стикеры) (обязательно).
  2. Выбрано помещение (список возможных помещений) (обязательно).
  3. Если нужно голосование за дату и время, используем Сервис Doodle, делаем опрос от имени сообщества.
  4. Убедиться, что планируемая дата мероприятия не совпадает с другими важными профессиональными событиями.
  1. Подготовить текст анонса (обязательно) (см. Создание анонса)
  2. Подготовить картинку к анонсу
  3. Анонс на Timepad (здесь будет регистрация) (обязательно) (см. Анонс на Timepad)
  4. Добавить мероприятие в Google-календарь "Встречи сообщества аналитиков"
  5. Анонс в Telegram-чат сообщества (обязательно)
  6. В Facebook
    1. Анонс на странице СоА Facebook (обязательно)
    2. Анонс в группе СоА Facebook (обязательно) (здесь и далее репост со страницы сообщества в Facebook)
    3. Создать встречу в на странице СоА в Facebook
    4. Анонс в группе Piter-United Facebook
    5. Анонс в группе "Анализ в IT-проектах"
    6. Анонс в группе UML2.ru
    7. При необходимости - анонсы в группах дружественных сообществ (тех.писы, дизайнеры, тестировщики)
  7. Во Вконтакте
    1. Анонс в группе СоА VKoнтакте (обязательно) (обязательно от имени сообщества; под формой публикации есть чекбокс: от своего имени, от имени сообщества; иначе не отображается в лентах подписчиков и видно только при входе в группу)
    2. Обновить встречу СоА VKoнтакте (здесь и далее репост со страницы сообщества во ВКонтакте)
    3. Анонс в группе Piter-United VKontakte
    4. При необходимости - анонсы в группах дружественных сообществ (тех.писы, дизайнеры, тестировщики)
  8. В Google+
    1. Опубликовать анонс на странице СоА Google+
    2. Опубликовать анонс в группе Piter-United Google+
  9. Сделать рассылку на MailChimp (см. Почтовая рассылка Mailchimp)
  10. Написать письмо в CIO Club о встрече с адреса spbanalysts@gmail.com
  11. Разместить анонс на АйТи-событие
  12. Проверить, что событие прошло модерацию на АйТи-Событие
  1. Отправить ссылку на встречу в Timepad владельцу помещения
  2. Отправить список зарегистрировавшихся на Timepad владельцу помещения
  3. Сделать рассылку по почте с напоминанием за день до события (если вход в помещение не очевиден, то, дополнительно есть смысл сделать рассылку зарегистрировавшимся на событие с информацией как добраться (в идеале, с фотографией входа)).
  4. Сделать напоминание в группе сообщества VK за день до события
  5. Сделать напоминание в группе сообщества FB за день до события
  6. Сделать напоминание в группе СоА Google+ за день до события
  1. Прийти за полчаса на место встречи, проверить готовность
  2. Провести встречу
  1. Перенести новых подписчиков из Timepad в Mailchimp (обязательно) (важно сделать до начала подготовки следующей встречи, лучше на следующий день после встречи)
  2. Выложить презентацию на Slideshare
  3. Выложить видеозапись на Youtube
  4. Опубликовать результаты встречи в группе сообщества VK
  5. Опубликовать результаты встречи в группе сообщества FB
  6. Опубликовать результаты встречи в группе СоА Google+
  7. Собрать обратную связь аудитории
  8. Обратная связь с докладчиком

Все черновики анонсов встреч создаются в папке Google drive. Анонс должен содержать информацию:

  1. тема;
  2. ФИО спикера (ведущего);
  3. дата;
  4. время;
  5. место проведения;
    1. Совет: указывайте не только адрес, но и (при необходимости) точный вход, а также нужны ли документы для прохода.
  6. краткое описание того, что будет происходить на встрече и ожидаемый результат. Указать, что будет выделено время для знакомства и обмена визитными (персональными) карточками;
    1. Совет: опишите формат встречи (доклад/семинар/brainstorm/etc), что будет происходить и насколько глубоко будет разбираться тема, кому это может быть интересно и что они получат в результате. Как ни банально, но текст должен «продать» доклад.
  7. ссылку на страницу встречи на Timepad (для размещения анонса в соцсетях)
  8. условия участия: платно/бесплатно/антикафе, нужно ли готовиться
    1. Совет: если количество мест ограничено, это нужно явно прописать. Как и время окончание регистрации, если охрана без нее не пропустит. Многие откладывают регистрацию на последний момент. Если есть ли какой-то входной порог для получения максимальной пользы от доклада, то нужно обосновать почему это именно так и зачем людям изучать приложенные материалы.
  9. организатор (к кому обращаться если потерялся/опаздываешь/есть вопросы)
    1. Совет: продумайте заранее что вы будете делать с потеряшками/опоздунами. Будет ли у вас возможность в процессе встречи объяснить им куда идти и в целом пропустить в зал. Особенно это касается тех, кто не зарегистрирован, но убежден, что пропустить его должны. Возможно, какие-то особенности следует явно прописать в анонсе.
  10. краткую информацию о спикере
    1. Совет: написать о спикере 2-4 предложения, из которых аудитория поймет почему его мнение по заданной теме должно быть интересно. Обычно это краткая биографическая справка и описание профессионального опыта.
  11. указать возможность принести с собой визитные (персональные) карточки для обмена с участниками.

При подготовке анонса нужно подготовить и краткое описание встречи (2-3 предложения), и подробное. Краткое сервисы публикации событий публикуют в списках новостей. Совет: подумайте о картинке. Внимание привлекает именно она.

При размещении анонса стоит придерживаться правильного русского языка:

  • в конце заголовков не ставятся точки;
  • «вы» в публичных сообщениях пишется с маленькой буквы, «ты» пишется с маленькой буквы всегда, если не стоит в начале предложения (потому что);
  • стоит выбирать один стиль сообщения и не смешивать бравурные обращения типа «Друзья!» и канцеляризмы в виде слов «является».

Как оформлены предыдущие анонсы можно посмотреть на Timepad и на странице СоА Facebook

При создании анонса на Timepad:

  • заголовок встречи должен начинаться с «Встреча СПб СоА», категория встречи - ИТ и интернет,
  • просить участников в анкете регистрации (Шаг 2. Анкета регистрации) написать должность и компанию,
  • если нужен опрос участников перед встречей, это также делается с помощью анкеты регистрации, в более сложных случаях в виде опросников Google Forms от имени сообщества,
  • в дополнительных настройках анкеты регистрации нужно поставить галочку «Предлагать подписываться на мероприятия организатора»,
  • ставить ограничение количества регистраций, обычно приходит 50-70% зарегистрировавшихся, поэтому можно ставить цифру в 1,5-2 раза больше вместимости помещения.

Рассылка переехала Mailchimp из более очевидного Timepad после того, как Timepad не рассылал письма несколько дней и на вопрос о причинах ответил, что это не их профильная услуга и такие проблемы возможны и в дальнейшем. Инструкция работы с Mailchimp (планируется доработка и перенос в Wiki)

Инструкция по ручному переносу подписчиков из Timepad в Mailchimp. Можно настроить импорт сразу нескольких из CSV, генерируемого Timepad, я этим пока не занималась. Пока новых подписчиков каждый раз не больше десяти это не так критично. Инструкция по переносу подписчиков.