ЧАВО по организации встреч

Основный шаги, необходимые для организации встречи описаны здесь.

Как найти спикера-драйвера, ведь аудитория скорее прийдёт на встречу, где выступает звезда?

1. Формат встречи не обязательно предполагает выступление спикера, мы также проводим встречи в форматах Lean Coffee и World Cafe, которые подразумевают участие в совместной генерации знаний всех участников. В этом случае не нужен спикер, но у ведущего должны быть навыки организации совместной работы групп людей, фасилитации.
2. Ярких спикеров легко найти, если просмотреть видеозаписи российских конференций: Analyst Days, SECR, ProfsoUX, SQA Days. Эти конференции проходят не первый год и обычно выкладывают все материалы в открытый доступ. В описании доклада обычно указано из какого города докладчик и есть его контакты. Если вы по какой-то причине не можете связаться со докладчиком сами, вы можете попросить об этом активистов сообщества, они часто являются членами программного комитета этих конференций и знакомы с докладчиками. Если докладчик не из Петербурга, можно попробовать устроить встречу онлайн.
3. Всегда можно напрямую спросить аудиторию сообщества в чате Telegram, группах Facebook и VKontakte кого бы хотелось послушать на выбранню тему.

Когда мы начинали деятельность сообщества, мы устраивали встречи в антикафе, где каждый оплачивал время своего пребывания в этом публичном месте. Сейчас в Петербурге большая сеть ИТ-сообществ и многие большие компании с радостью предоставляют свои площадки сообществам Петербурга, вот список с контактными данными. Также есть чат организаторов встреч разных сообществ и представителей компаний, где можно напрямую договориться о площадке. Также можно находить новые интересные атмосферные места для организации встреч, например, коворкинги.

У сообщества наработана уже достаточно большая аудитория:

• группы во ВКонтакте > 1500 человек
• группа Facebook > 500 человек
• почтовая рассылка > 300 человек
• чат в Telegram > 600 человек

Для комфортной уютной встречи сообщества достаточно собрать около 30 человек, если собирать встречу за две недели, такое количество интересующихся найдётся практически на любую тему уже в этих наших информационных каналах.

Также имеет смысл:

• делать репосты на своих страницах в соцсетях и приглашать коллег,
• делать репосты в группы дружественных сообществ: руководителей проектов, UX-специалистов, тестировщиков.

Лучший способ узнать какие темы интересны для участников сообщества и актуально ли для них то, что беспокоит вас - спросить у них самих. Это можно сделать сообщением в одном из наших информационых каналов: групп в соцсетях, чате Телеграм. Можно просто разместить пост с вопросом «Что вам интересно в теме…?» или «Интересно ли вам обсудить…?, предложением «Хочу поделиться мыслями по поводу…». Можно просто сделать пост или запустить опрос для вовлечения участников в тему, например с помощью бесплатного сервиса опросов Google. Обратите внимание, если вы проводите опрос в сообществе, вы обязательно должны опубликовать его результаты. Также для понимания что обсуждают в сообществе можно воспользоваться информацией запроса, который мы собирали перед Точкой сборки, или посмотреть результаты предыдущих мероприятий. Ещё один вариант: посмотреть что обсуждают в дружественных сообществах: uml2.ru, analyst.by.

Оптимально, если встречу организуют два человека: спикер и организатор. На организацию встречи у организатора уходит около пяти часов. Если вы организуете встречу в первый раз, вам придётся потратить ещё некоторое время на освоение инструментов: Timepad, Работу с группами в соцсетях.

Да, работа после мероприятия нужна, очень важно делиться со всем сообществом результатами работы, это привлекает новых участников и спикеров:

• если делали видеозапись встречи, то ещё нужно будет выложить на наш канал на YouTube,
• выложить презентацию спикера (если есть) на Google-disc сообщества,
• выложить фотографии со встречи (если есть) на Google-disc сообщества,
• выложить фотографии со встречи в группах в соцсетях,
• сделать посты в соцсетях с краткими выводами, ссылками на материалы результатов, доступные онлайн, и фотографиями.

Обычно мы проводим встречи вечером в будние дни, самой большой популярностью пользуются вторник и четверг. Обычно это с 19:30 до 22:00. Более длительные встречи сложно провести вечером, поэтому если хочется сделать длительную совместную работу, то можно назначить на выходные. В выходные также проходят ITGM - встречи всех сообществ, в рамках которых также можно организовать своё мероприятие. Есть вероятность, что «вечерняя» и «выходная» аудитория будет сильно отличаться, так как людям, живущим в пригородах, легче выбраться на встречу в выходной день, а людям, занимающимся детьми, наоборот.

Также, если количество людей планируется небольшое, до 12 человек, целесообразно воспользоваться онлайн-голосованием, например с помощью Doodle.com.

Желательно объявлять встречу хотя бы за две недели до даты проведения.

Как избежать ситуации, что докладчик вроде готов выступить, но в последний момент отказывается? Заинтересованность докладчика в обмене опытом с аудиторией - один из главных критерий его выбора для встречи сообщества. Докладчиков, которые приходят только чтобы их увидели, или чтобы научить всех жить, нужно приглашать на встречи только при наличии исключительной квалификации и ответственности. Если докладчика приходится уговаривать, и потом «отлавливать», велик шанс, что встреча будет не самой успешной.

Вывод: лучше изначально пригласить хорошего специалиста, уважающего людей и готового к диалогу, чем зазывать «звезду». При этом большинство наших ИТ-звёзд с удовольствием делятся знаниями.

1. Какие материалы и оборудование нужно для встречи организатору и выступающему нужно согласовать сразу после доуговорённости о проведении мероприятия. Обычно это флипчарты, проектор, маркеры, стикеры.
2. Если выступающий опытный, то обычно у него есть свои расходные материалы.
3. Когда становится понятно что нужно для проведения встречи, нужно связаться с местом проведения и уточнить что из этого могут предоставить они. Обычно всё необходимое имеется, нужно только предупредить.
4. Бывали исключительные случаи, когда организатору требовалось потратить свои 300 рублей на маркеры/стикеры, но сейчас этого уже не происходит.